Productivity flow ได้ด้วยการใช้ Time-blocking

Time Blocking: เทคนิคบริหารเวลา เพิ่ม productivity และลดความเครียด

ในโลกที่เต็มไปด้วยสิ่งรบกวน หรือ social disturb การบริหารจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพนั้นกลับกลายเป็นเรื่องยาก และกลายเป็นเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นนักเรียน นักศึกษา คนทำงาน หรือผู้ประกอบการ วันนี้เลยอยากมาแนะนำเทคนิค Time Blocking หรือ การจัดสรรเวลาเป็นช่วง เครื่องมือทรงพลังที่จะช่วยให้คุณควบคุมวันของคุณ เพิ่มสมาธิ ทำงานได้มากขึ้น และลดความรู้สึกว่ามีอะไรต้องทำมากมายจนล้นมือ

Time Blocking คืออะไร?

Time Blocking คือเทคนิคการบริหารเวลาที่แบ่งวันของคุณออกเป็นช่วงเวลา (blocks) และกำหนดช่วงเวลาเหล่านั้นให้กับงานหรือกิจกรรมเฉพาะเจาะจง คล้ายกับการสร้างตารางนัดหมายให้กับตัวเอง แต่แทนที่จะนัดหมายกับผู้อื่น คุณกำลังนัดหมายกับตัวเองเพื่อทำงานต่างๆ

หลักการง่ายๆ ของ Time Blocking:

1. วางแผนงาน: เริ่มต้นด้วยการลิสต์งานทั้งหมดที่คุณต้องทำในแต่ละวัน หรือในสัปดาห์
2. ประมาณเวลา: ประเมินเวลาที่คุณคาดว่าจะใช้สำหรับแต่ละงานอย่าง ให้สมจริงที่สุด ใกล้เคียงที่สุด
3. จัดสรรเวลา: กำหนดช่วงเวลาในปฏิทินของคุณให้กับแต่ละงาน เหมือนกับการจองช่วงเวลาสำหรับแต่ละกิจกรรม
4. ลงมือทำ: เมื่อถึงช่วงเวลาที่กำหนด ให้มุ่งมั่นทำงานนั้นๆ โดยไม่วอกแวก

ทำไม Time Blocking ถึงมีประโยชน์?

• เพิ่มสมาธิและโฟกัส: การกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละงาน ช่วยลดการสลับไปมาระหว่างงานหลายอย่าง (multitasking) ซึ่งเป็นสิ่งที่ลดประสิทธิภาพการทำงานลงอย่างมาก เมื่อคุณรู้ว่าช่วงเวลานี้คือเวลาสำหรับทำงาน คุณจะสามารถจดจ่ออยู่กับงานนั้นได้อย่างเต็มที่
• ลดความผัดวันประกันพรุ่ง: เมื่อคุณเห็นงานถูกกำหนดอยู่ในปฏิทินอย่างชัดเจน มันจะสร้างแรงกดดันเชิงบวกให้คุณเริ่มทำงาน และลดโอกาสที่จะเลื่อนงานออกไปเรื่อยๆ หรือใครที่ต้องอ่านหนังสือ หรือเรียนออนไลน์ ทบทวนบทเรียน ก็ทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• เพิ่มผลิตภาพ: การวางแผนเวลาอย่างละเอียด ทำให้คุณสามารถใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่เท่าเดิม
• ลดความเครียดและความรู้สึก overwhelmed: การเห็นภาพรวมของวันของคุณที่ถูกจัดสรรอย่างเป็นระบบ ช่วยลดความรู้สึกว่ามีงานมากมายที่ต้องทำจนล้นมือ คุณจะรู้สึกควบคุมสถานการณ์ได้มากขึ้น และลดความกังวล
• สร้างสมดุลชีวิต: Time Blocking ไม่ได้มีไว้สำหรับแค่งานเท่านั้น คุณยังสามารถจัดสรรเวลาให้กับกิจกรรมส่วนตัว การพักผ่อน ออกกำลังกาย หรือใช้เวลากับครอบครัว ทำให้คุณสร้างสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้ดีขึ้น หรือลองใช้ Free blocks สำหรับพักผ่อน หรือในวันที่ต้องการให้สมองได้หยุดพัก
• เห็นภาพรวมของเวลา: การใช้ปฏิทินเพื่อวางแผนเวลา ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของเวลาที่คุณมีในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ ทำให้คุณตระหนักถึงเวลาที่มีอยู่และใช้มันอย่างคุ้มค่า และคุณจะรู้สึกเสียดายเวลา ถ้าไม่ได้ใช้มันให้เกิดประสิทธิภาพ

วิธีการใช้งาน Time Blocking ให้มีประสิทธิภาพ:

1. เลือกเครื่องมือ: คุณสามารถใช้ปฏิทินแบบกระดาษ แอปพลิเคชันปฏิทินดิจิทัล (เช่น Google Calendar, Outlook Calendar, Apple Calendar) หรือเครื่องมือบริหารจัดการงานต่างๆ ที่รองรับ Time Blocking เลือกเครื่องมือที่เหมาะกับสไตล์ของคุณและใช้งานง่าย โดยส่วนตัวใช้งานผ่าน Google Calendar มาโดยตลอด

2. กำหนดเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญ: ก่อนที่จะเริ่มจัดสรรเวลา ให้กำหนดเป้าหมายหลักของคุณ และจัดลำดับความสำคัญของงานต่างๆ งานไหนสำคัญเร่งด่วน งานไหนสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานไหนที่สามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้ หรือตัดทิ้งได้
3. แบ่งงานใหญ่เป็นงานย่อย: หากคุณมีงานใหญ่ที่ใช้เวลานาน ให้แบ่งงานนั้นออกเป็นงานย่อยๆ ที่ใช้เวลาน้อยลง เพื่อให้ง่ายต่อการจัดสรรเวลาและรู้สึกว่าคุณมีความคืบหน้าในการทำงาน หรือหากต้องเรียนออนไลน์แบบหลายชั่วโมงติดต่อกัน ลองแบ่งออกเป็นย่อยๆ เพื่อให้โฟกัสได้มากขึ้น
4. ประมาณเวลาอย่างสมจริง: ในช่วงแรก คุณอาจจะยังไม่แม่นยำในการประมาณเวลาที่ใช้สำหรับแต่ละงาน ลองจับเวลาตัวเองในขณะที่ทำงานต่างๆ เพื่อให้คุณประเมินเวลาได้แม่นยำมากขึ้นในครั้งต่อไป อย่าลืมเผื่อเวลาสำหรับการพักเบรก และเวลาสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่ได้แพลนไว้ตั้งแต่แรก
5. สร้างตารางเวลาที่ยืดหยุ่น: ตารางเวลาของคุณไม่จำเป็นต้องตายตัว สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป หากมีงานเร่งด่วนเข้ามา หรือมีเหตุการณ์ที่ทำให้คุณไม่สามารถทำตามแผนได้ ให้ปรับตารางเวลาของคุณให้เหมาะสม อย่ารู้สึกผิดหากคุณไม่สามารถทำตามแผนได้ 100% สิ่งสำคัญคือการมีแผนและพยายามทำตามแผนนั้นให้มากที่สุด
6. จัดสรรเวลาให้ครอบคลุมทุกด้าน: อย่าลืมจัดสรรเวลาให้กับกิจกรรมอื่นๆ นอกเหนือจากงาน เช่น เวลาพักผ่อน ออกกำลังกาย รับประทานอาหาร พบปะเพื่อนฝูง หรือทำกิจกรรมที่คุณชื่นชอบ การจัดสรรเวลาให้กับกิจกรรมเหล่านี้จะช่วยให้คุณรักษาสมดุลชีวิตและป้องกันภาวะหมดไฟ (burnout)
7. ทบทวนและปรับปรุง: ในตอนท้ายของวัน หรือสัปดาห์ ลองทบทวนตารางเวลาของคุณ ดูว่ามีอะไรที่ทำได้ดี มีอะไรที่ต้องปรับปรุง งานไหนที่คุณใช้เวลาน้อยกว่าที่คาด งานไหนที่ใช้เวลามากกว่าที่คาด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณปรับปรุงการวางแผนเวลาของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในครั้งต่อไป

เคล็ดลับเพิ่มเติมเพื่อ Time Blocking ให้สำเร็จ:

• เริ่มต้นวันด้วยการวางแผน: ใช้เวลา 10-15 นาที ในตอนเช้า หรือในตอนเย็นของวันก่อนหน้า เพื่อวางแผนตารางเวลาสำหรับวันใหม่
• กำหนดช่วงเวลา “Block” ที่เหมาะสม: ช่วงเวลา “Block” ไม่จำเป็นต้องยาวนานเท่ากันหมด คุณสามารถปรับความยาวของ Block ให้เหมาะสมกับลักษณะของงาน เช่น Block สำหรับตอบอีเมล อาจจะสั้นกว่า Block สำหรับเขียนรายงาน
• ใส่ใจกับช่วงเวลา Peak Productivity ของคุณ: สังเกตตัวเองว่าคุณมีสมาธิและพลังงานมากที่สุดในช่วงเวลาไหนของวัน และจัดงานที่ต้องใช้สมาธิและความคิดสร้างสรรค์ไว้ในช่วงเวลานั้น
• ใช้ตัวช่วยเตือน: ตั้งการแจ้งเตือนในปฏิทินของคุณ เพื่อเตือนเมื่อถึงเวลาเริ่มและสิ้นสุดของแต่ละ Block
• ใจดีกับตัวเอง: อย่าคาดหวังว่าจะทำตามตารางเวลาได้ 100% ในช่วงแรก การปรับตัวเข้ากับ Time Blocking ต้องใช้เวลาและความอดทน หากคุณพลาด Block ไปบ้าง ก็ไม่เป็นไร แค่กลับมาโฟกัสกับ Block ถัดไป และเรียนรู้จากความผิดพลาด

Time Blocking ไม่ใช่แค่เทคนิคการบริหารเวลา แต่เป็นเครื่องมือในการสร้างชีวิตที่มีประสิทธิภาพ มีความหมาย และสร้าง work-life balance ลองนำ Time Blocking ไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันของคุณ แล้วจะพบกับการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน !